Jadilah Sekretaris Kopdit yang Berkualitas dan Beradab

 Oleh Kosmas Lawa Bagho

Lembaga apapun di dunia ini membutuhkan sekretaris. Demikian juga organisasi koperasi kredit yang dicetuskan pertama kali oleh Frederich Wilhelm Raiffeisien (1864) di Flammersfield, Jerman Barat. Lembaga koperasi kredit yang bergerak  pada bidang pemberdayaan masyarakat akar rumput berlandaskan kegiatannya pada empat filosofi dasar pelayanan yakni pendidikan, swadaya, solidaritas dan inovasi itu pun membutuhkan seseorang yang namanya sekretaris.

Sekretaris memiliki peran strategis dan penting dalam seluruh arus dan proses roda organisasi koperasi kredit. Apabila dalam organisasi koperasi kredit memiliki seorang sekretaris yang berkualitas dan beradab maka sudah dipastikan bahwa seluruh komponen kegiatan para pengambil kebijakan (pimpinan baik ekskutif/manajemen dan pengurus) bisa dijalankan secara lebih mudah, murah, tepat dan memikat serta pro pada perubahan.

Bayangkan ketika anggota atau para tamu yang datang dari luar, di depan pintu kantor koperasi kredit tertentu, sudah ditunggu dan dijemput dengan ramah, harmonis, sopan penuh senyum oleh seorang sekretaris. Apalagi sang sekretaris itu cantik dan simpatik. Wah, menjadi suatu “best promotion” yang senantiasa menarik perhatian anggota dan masyarakat pada umumnya. Sekretaris menjadi branding utama koperasi kredit yang berada di garda paling depan. Dengan demikian segala kepenatan, keletihan dan beban problema kehidupan anggota maupun para calon anggota koperasi kredit akan dengan spontan terurai bagaikan awan sedang menjadi hujan di pagi hari, memberikan kesegaran tak berhingga setiap mahluk hidup di musim panas.

Kendati demikian, kebanyakan orang kerapkali menganggap rendah bahkan memberikan stigma negatif kepada sang sekretaris, pelancar kegiatan perkantoran koperasi kredit secara lebih berkualitas dan profesional.

Maxi A. Perajaka dan Christo E. Embungganda dalam buku mereka, “The Innovation Secretary: Membongkar Stigma Negatif Sekretaris” pada “Pengantar” menulis, “Sekretaris memiliki tugas, tanggungjawab dan peran kunci dalam setiap jenis organisasi atau perusahaan. Mereka dipercayakan menangani berbagai urusan, baik yang bersifat umum maupun yang khusus dan rahasia. Mereka bisa saja ditempatkan di bagian paling depan perusahaan untuk menerima tamu dan menangani telepon masuk. Akan tetapi mereka juga dapat diposisikan di dekat pimpinan tertinggi perusahaan. Tak heran, apabila sekretaris sering digelari penjaga gerbang perusahaan, pendamping, pusat informasi dan pembawa kesejukan di tengah gelombang kesibukan perusahaan.

Kendati demikian, sering kali profesi sekretaris tetap saja dipandang sebelah mata. Tak ada batasan yang tegas tentang apa yang menjadi tugas dan tanggungjawabnya. Tidak ada pula standar penilian yang jelas untuk menilai kinerja mereka. Bahkan, tak ada kata sepakat mengenai kriteria utnuk membuat seseorang disebut ‘Sekretaris hebat, sekretaris super”.

Kedua penulis itu melanjutkan,”Tak perlu ditutup-tutupi! Pada kenyataannya warga masyarakat kita, mulai dari yang kurang terdidik sampai yang berpendidikan tinggi, masih cenderung memandang profesi sekretaris dengan kacamata “boss secretary affair”. Masyarakat kita masih sering bergosip ria bahwa di sela-sela kesibukan kantor, sekretaris terlibat dalam romantic affair dengan bosnya – entah sebagai subjek atau pun sebaliknya sebagai objek. Bahkan tak sedikit dari mereka secara vulgar menyebut sekretaris sebagai wanita idaman lain (WIL), selingkuhan atau ‘wanita sampingan’ dari  sang bos”.

Untuk meredam berbagai isu miring di atas, maka seorang sekretaris koperasi kredit hendaknya memiliki dua belas (12) kompetensi yang wajib dimiliki setiap sekretaris:

1.       Mampu berpikir kritis dan menawarkan solusi alternatif ketika berhadapan dengan persoalan.

2.       Mampu mengekspresikan perasaan, pendapat, keinginan dan kebutuhan secara benar.

3.       Mampu mendengarkan pendapat dan merasakan perasaan pimpinan dan rekan kerja.

4.       Mampu bernegosiasi supaya apa yang dibutuhkan dapat dipenuhi dan menjadi mediasi antara dua pihak yang sedang dalam konflik.

5.       Mempu mempercayai dan dipercaya orang lain dan tahu menjaga rahasia.

6.       Mampu menjaga citra diri melalui pikiran dan perbuatan yang positif.

7.       Mampu mengeritik diri sendiri dan menerima kritik dari orang lain tanpa mau menang sendiri, tanpa merasa sakit hati.

8.       Mampu menggunakan rasio untuk mengontrol perasaan negatif dan perilaku kasar.

9.       Mampu memilah dan memilih dua alternatif yang sulit.

10.   Mampu bersikap polos, jujur bagai anak-anak, tetapi bisa bersikap dewasa dan tegas dalam hal yang membutuhkan ketegasan.

11.   Mampu belajar dari pengalaman orang lain.

12.   Mampu berubah bila dibutuhkan, tetapi tanpa dipaksakan.

Itulah beberapa tips agar sekretaris bisa mengaktualisasikan potensi dan kemampuannya demi kualitas pelayanan organisasi koperasi kredit tanpa terjerumus ke dalam stigma negatif yang sering kali menghinggapi tanpa kendali terhadap diri sekretaris.

Tugas seorang sekretaris teramat mulia sama dengan profesi lainnya yang bertebaran sangat nyata di lingkungan kita. Untuk itu, seorang sekretaris koperasi kredit hendaknya berperilaku sesuai kompetensi diri yang dimilikinya serta memiliki keperibadian maupun moralitas yang agung sehingga stigmatisasi negatif itu akan segera terurai.

Selamat mencoba, menjadi sekretaris koperasi kredit yang kompeten dan unggul!