Oleh
Kosmas Lawa Bagho
Lembaga apapun di dunia ini membutuhkan sekretaris. Demikian juga
organisasi koperasi kredit yang dicetuskan pertama kali oleh Frederich Wilhelm
Raiffeisien (1856) di Flammersfield, Jerman Barat. Lembaga koperasi kredit yang
bergerak dibidang pemberdayaan masyarakat akar rumput yang melandaskan
kegiatannya pada empat filosofi dasar pelayanan yakni pendidikan, swadaya,
solidaritas dan inovasi itu pun membutuhkan seseorang yang namanya sekretaris.
Sekretaris memiliki peran strategis dan penting dalam seluruh arus
dan proses roda organisasi koperasi kredit. Apabila dalam organisasi koperasi
kredit memiliki seorang sekretaris maka sudah dipastikan bahwa seluruh komponen
kegiatan para pengambil kebijakan (pimpinan baik ekskutif/manajemen dan
pengurus) bisa dijalankan secara lebih mudah, murah, tepat dan memikat.
Bayangkan ketika anggota atau para tamu yang datang dari luar, di
depan pintu sungguh sudah ditunggu dan dijemput dengan ramah, harmonis dan
sopan oleh seorang sekretaris. Apalagi sang sekretaris itu cantik dan simpatik.
Tentu segala kepenatan, keletihan dan beban problema kehidupan spontan terurai
bagaikan awan sedang menjadi hujan di pagi hari.
Kendati demikian, kebanyakan orang kerapkali menganggap rendah
bahkan memberikan stigma negatif kepada sang sekretaris, pelancar kegiatan
perkantoran koperasi kredit secara lebih berkualitas dan profesional.
Maxi A. Perajaka dan Christo E. Embungganda dalam buku mereka, “The
Innovation Secretary: Membongkar Stigma Negatif Sekretaris” pada “Pengantar”
menulis, “Sekretaris memiliki tugas, tanggungjawab dan peran kunci dalam setiap
jenis organisasi atau perusahaan. Mereka dipercayakan menangani berbagai
urusan, baik yang bersifat umum maupun yang khusus dan rahasia. Mereka bisa
saja ditempatkan di bagian paling depan perusahaan untuk menerima tamu dan
menangani telepon masuk. Akan tetapi mereka juga dapat diposisikan di dekat
pimpinan tertinggi perusahaan. Tak heran, apabila sekretaris sering digelari
penjaga gerbang perusahaan, pendamping, pusat informasi dan pembawa kesejukan
di tengah gelombang kesibukan perusahaan.
Kendati demikian, sering kali profesi sekretaris tetap saja
dipandang sebelah mata. Tak ada batasan yang tegas tentang apa yang menjadi
tugas dan tanggungjawabnya. Tidak ada pula standar penilian yang jelas untuk
menilai kinerja mereka. Bahkan, tak ada kata sepakat mengenai kriteria utnuk
membuat seseorang disebut ‘Sekretaris hebat, sekretaris super”.
Kedua penulis itu melanjutkan,”Tak perlu ditutup-tutupi! Pada
kenyataannya warga masyarakat kita, mulai dari yang kurang terdidik sampai yang
berpendidikan tinggi, masih cenderung memandang profesi sekretaris dengan
kacamata “boss secretary affair”. Masyarakat kita masih sering bergosip ria
bahwa di sela-sela kesibukan kantor, sekretaris terlibat dalam romantic affair dengan bosnya – entah
sebagai subjek atau pun sebaliknya sebagai objek. Bahkan tak sedikit dari
mereka secara vulgar menyebut sekretaris sebagai wanita idaman lain (WIL), selingkuhan
atau ‘wanita sampingan’ dari sang bos”.
Untuk meredam berbagai isu miring di atas, maka seorang sekretaris
koperasi kredit hendaknya memiliki dua belas (12) kompetensi yang wajib
dimiliki setiap sekretaris:
1.
Mampu berpikir kritis dan
menawarkan solusi alternatif ketika berhadapan dengan persoalan.
2.
Mampu mengekspresikan perasaan,
pendapat, keinginan dan kebutuhan secara benar.
3.
Mampu mendengarkan pendapat dan
merasakan perasaan pimpinan dan rekan kerja.
4.
Mampu bernegosiasi supaya apa
yang dibutuhkan dapat dipenuhi dan menjadi mediasi antara dua pihak yang sedang
dalam konflik.
5.
Mempu mempercayai dan dipercaya
orang lain dan tahu menjaga rahasia.
6.
Mampu menjaga citra diri
melalui pikiran dan perbuatan yang positif.
7.
Mampu mengeritik diri sendiri
dan menerima kritik dari orang lain tanpa mau menang sendiri, tanpa merasa
sakit hati.
8.
Mampu menggunakan rasio untuk
mengontrol perasaan negatif dan perilaku kasar.
9.
Mampu memilah dan memilih dua
alternatif yang sulit.
10.
Mampu bersikap polos, jujur
bagai anak-anak, tetapi bisa bersikap dewasa dan tegas dalam hal yang
membutuhkan ketegasan.
11.
Mampu belajar dari pengalaman
orang lain.
12.
Mampu berubah bila dibutuhkan,
tetapi tanpa dipaksakan.
Itulah beberapa tips agar sekretaris bisa mengaktualisasikan potensi
dan kemampuannya demi kualitas pelayanan organisasi koperasi kredit tanpa
terjerumus ke dalam stigma negatif yang sering kali menghinggapi tanpa kendali
terhadap diri sekretaris.
Tugas seorang sekretaris teramat mulia sama dengan profesi lainnya
yang bertebaran sangat nyata di lingkungan kita. Untuk itu, seorang sekretaris
hendaknya berperilaku sesuai kompetensi diri yang dimilikinya serta memiliki
keperibadian maupun moralitas yang agung sehingga stigmatisasi negatif itu akan
segera terurai.
Selamat mencoba,
menjadi sekretaris yang kompeten dan unggul!
Tidak ada komentar:
Posting Komentar